Gestire le richieste- Parte 2

Quando avete un numero di richieste assegnati a voi con dei status diversi, dipende sempre da voi decidere le priorità con le quali volete lavorare.  Vi spiegheremo come si lavora con delle richieste iniziando con una con lo status in sospeso cioè Pending.

Aprendo una richiesta in sospeso e a voi assegnata, lo status si cambia in automatico in elaborazione in corso ‘In Progress’.

Una volta aperta la richiesta, noterete che ce ne sono due schede: una del dettaglio  ‘Detail’ e l’altra dello storico ‘History’.

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1) La scheda ‘Detail’ a sua volta è divisa verticalmente in due pannelli:

a)  Il panello sinistro ha le seguenti schede: Assegnatario ‘Assignee, Informazioni sulla richiesta ‘Request Information, appartamenti selezionati per l’offerta ‘Apartments selected for the offer, e offerta ‘Offer.

Assegnatario: Assignee

Avete la possibilità di assegnare la richiesta  sia a voi stessi direttamente sia in qualsiasi momento ad un’altra persona. Lo potete fare posizionandovi nel campo ‘Assign to (account)’  e utilizzando la funzionalità di auto completamento per cercare il nome dell’altro assegnatario. Dopo averlo scelto, selezionate il pulsante ‘Save’ per salvare le modifiche. Ricordate che una volta assegnata la richiesta a qualcun’altro non potete più modificare niente se non la assegnate di nuovo a voi stessi.

Informazioni sulla richiesta: Request Information

In questa scheda troverete le informazioni che sono già state compilate dal cliente nel form sul vostro sito. Se vi capitasse che uno o più dei campi presenti nel form non siano stati compilati non essendo obbligatori da compilare, potete effettuare ulteriore comunicazioni col cliente direttamente dal modulo richieste utilizzando il tasto invia mail ‘Send Email’ oppure nel caso in cui il cliente avesse lasciato un suo recapito telefonico potete chiamarlo direttamente per avere maggiori informazioni.

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Appartamenti selezionati per l’offerta: Apartments selected for the offer

In questa scheda, troverete una lista degli appartamenti scelti dal vostro clienti. Nel caso in cui il cliente non avesse specificato nessun appartamento che gli è stato di interesse e avesse solamente lasciato del informazioni e commenti, a questo punto andate voi a cercare un’appartamento adeguato alle esigenze del cliente per offrirglielo. Nel panello destro troverete filtri di ricerca che potete utilizzare per cercare degli appartamenti per poi aggiungerli alla lista.

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Offerta: Offer

Nella scheda offerta, visualizzerete  gli appartamenti che sono stati appena aggiunti all’offerta o sono già stati offerti al cliente.

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b) Il pannello a destra dello schermo è diviso con le seguenti schede: visualizzazione rapida del contatto ‘Quick contact view’ e Proprietà ‘Properties.

 

Vizualizzazione rapida del contatto: Quick Contact view

Per una visualizzazione rapida del contatto, avete a disposizione una scheda a destra ‘Quick contact view’.  All’interno di questa scheda c’è una funzionalità utilissima che è il pulsante connesso al Modulo CRM che vi apre i dettagli del cliente ‘Open customer detail’.

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Il pulsante ‘Open customer detail’ non è solamente utile per visualizzare i dati generali del cliente ma anche tutto il suo storico: le sue richieste precedenti e  prenotazioni. Si può capire chi è stato l’account che ha interagito con questo cliente in particolare e l’aveva aiutato a completare le sue prenotazioni precedenti e a questo punto magari, assegnare la richiesta alla persona ‘giusta’ per proseguire con la richiesta.

Proprietà: Properties

In questa scheda, potete cercare appartamenti da offrire al cliente usufruendo di più di un filtro di ricerca e troverete poi il risultato nella sezione ‘Search result’ se non volete andare a cercare direttamente dal modulo Proprietà: Property Module.

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D’altro canto, se preferite cercare direttamente dal modulo Proprietà, questo vi mete a disposizione una  funzionalità in più che è ‘Starred Properties’.

Come funziona?

– Aprite il modulo Proprietà.

– Cercate degli appartamenti con i filtri che preferite.

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– Quando vi esce il risultato tabellare della vostra ricerca, noterete che accanto ad ogni appartamento si trova un’icona a forma di stella.

– Cliccando sopra la stella degli appartamenti che volete offrire (la stella cambia colore da bianco in giallo) e non dovrete fare altro che tornare al modulo Richieste.

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– Nel modulo richieste, nel pannello destro sotto ‘Starred Properties’ ovvero proprietà preferite da voi, troverete un’elenco degli appartamenti per cui avete cliccato la stella nel modulo Proprietà. A questo punto e per aggiungere gli appartamenti preferiti all’offerta, posizionate il vostro mouse sopra una proprietà, cliccate e trascinate nella scheda ‘Apartments selected for the offer’ a sinistra. Il sistema non solo vi aggiunge gli appartamenti alla lista ma aggiunge anche il prezzo pre-calcolato basato sulle date con cui avete cercato e nella valuta predefinita nelle impostazioni di ogni proprietà. Per aggiungere questi appartamenti alla scheda offerta ‘Offer’ dovete cambiare lo status di ogni appartamento in ‘Add to offer’. Dopodiché potrete mandare la vostra offerta!

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2) Nella scheda dello storico ‘History’ troverete:

  • Tutti le informazioni riguardanti alla richiesta dal momento in cui è stata aperta, assegnata, e tutte le azioni effettuate da allora.

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Screen Shot 2014-05-07 at 17.00.16N.B. Ricordatevi che quando mandate un’offerta o una mail ad un cliente dal modulo Richieste e il vostro cliente vi risponde, lo status della richiesta cambia in automatico a elaborazione in corso ‘In progress’. Quando ritrovate la richiesta in questo stato, non c’è bisogno di andare a pescare la risposta del vostro cliente dal modulo Email perché il sistema oltre al cambiamento di status automatico, vi crea un pulsante all’interno dello storico della richiesta ‘Open Email’ che una volta cliccato vi rimanda al modulo Email in automatico aprendo per voi lo thread della mail desiderata direttamente.

 

Ci sono due bottoni importanti all’interno del modulo Richieste nella scheda dello storico ‘History’:

Set In progress’  che si utilizza per resettare lo status della richiesta in elaborazione in corso ‘In Progress’ se lo ritenete necessario. L’altro è ‘New Phone call’  che si utilizza non per effettuare una chiamata ma per registrare il fatto di aver contattato il cliente telefonicamente, mettendo delle note relative alla chiamata. Questo vi potrebbe tornare utile specialmente quando una singola richiesta viene gestita da più di una persona per qualche motivo valido ma anche per sfruttare al massimo della funzionalità dello storico.

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Screen Shot 2014-05-07 at 17.00.16N.B. Quando decidete di sia mandare una mail al cliente che mandare un’offerta dal modulo Richieste e cliccate su uno dei pulsanti relativi, in automatico il sistema vi rimanda al modulo Email per comporre il ‘corpo’ della vostra mail o offerta. Nel caso di offerte, troverete in auto completamento, i link corrispondenti agli appartamenti aggiunti alla offerta nel modulo Richiesta. Questi link in realtà manderanno il vostro cliente ai dettagli delle proprietà per poter valutare al meglio le vostre offerte. Troverete anche il prezzo pre-calcolato per il periodo richiesto già inserito nella mail con i link. In ogni caso, non appena premerete uno dei pulsanti ‘Send Email’ e ‘Send Offer’, vi apparirà una finestra pop-up dandovi l’opzione di settare un promemoria prima di proseguire con l’invio. Potete consultare la sezione apposita tra le guide di utilizzo per maggiori informazioni sul modulo Reminders.