É possibile estendere il soggiorno di un cliente che aveva prenotato in precedenza invece di creare una nuova prenotazione?

É assolutamente possibile estendere la durata di una prenotazione già esistente senza dover crearne una nuova.

Estensione di soggiorno:

1) Nel Modulo Reservation, cercate la prenotazione in questione e aprite il dettaglio.

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2) Nella scheda ‘Period’ potete controllare la disponibilità della nuova data di partenza scegliendola direttamente dal menu a tendina e cliccando sul pulsante accanto ‘Check availability’. Se il periodo richiesto non fosse disponibile, il sistema vi mostrerà un messaggio di avviso in colore rosso. Se invece, il periodo fosse disponibile, potrete procedere ad applicare la modifica cliccando sul pulsante ‘Modify booking dates’. Se trovate necessario ripristinare le date iniziali avete a disposizione il pulsante ‘Revert date changes’.

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Dopo aver scelto le date, andate nella scheda ‘Commercial’ per aggiungere l’importo dell’affitto come un servizio aggiuntivo. Utilizzate i campi ‘Service’ e ‘value’ che si trovano in basso a destra sotto la voce ‘Add service’ per aggiungere questo servizio. Il nome del servizio dovrebbe essere significativo ed esplicito ad esempio ‘Estensione di soggiorno’/’Extension of stay’ e il valore dovrebbe essere il totale affitto per il periodo di estensione. Fatto questo, cliccate sul pulsante ‘Add’ per applicare la creazione del servizio che si visualizza ormai nel pannello a sinistra e che in questo caso non è solamente un servizio aggiuntivo usuale e per questo motivo andiamo a modificarlo.

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3) Per modificare il servizio di estensione di soggiorno in modo tale che questo venga aggiunto dal sistema all’importo totale di affitto invece che essere trattato come un normale servizio, cliccate sulla icona della matita accanto e vi apparirà una finestra pop-up dal titolo  ‘Edit payment‘. Nel campo ‘Service Type‘ dovete scegliere il tipo di servizio ‘Monthly balance’ dal menu a tendina.

Ricordate che questo passaggio è obbligatorio ed è essenziale per estensioni di soggiorno dopo il quale il valore della estensione verrà aggiunto in automatico al Reservation Value della  booking (il totale dell’affitto).

Inoltre, è opportuno inserire le date di riferimento del pagamento, in modo da ottimizzare i processi amministrativi.

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4) Procedete con il salvataggio e poi cliccate sul bottone “Send payments” per inviare il link di pagamento al cliente. Selezionate il pagamento ‘nuovo’ che avete appena creato cioè ‘Estensione di soggiorno’ dalla lista pop-up e inviatelo al vostro cliente.

Ricordatevi prima di inviare il link di pagamento di cliccare il bottone ‘Generate Contract’ in modo che il vostro cliente potrà trovare nell’area B2C (Mybookingdom) la versione più recente del contratto con delle modifiche aggiornate di durata e prezzo.

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N.B. Potete invece aggiungere in qualsiasi momento un servizio extra ‘usuale’ cioè non un servizio di estensione di soggiorno ed ecco di seguito come si fa.

Servizio aggiuntivo:

Dipendentemente dal servizio stesso, potete seguire la procedura descritta in precedenza tenendo conto di una sola differenza che è il tipo di servizio che dovete scegliere dal box pop-up mentre state modificando il servizio. Infatti, invece di scegliere ‘Monthly balance’ come con la estensione di soggiorno, per un servizio normale dovete semplicemente scegliere la voce ‘Additional Service’ o qualsiasi altra voce che si applica al tipo di servizio desiderato dalla menu a tendina.

Fate attenzione che tutti i servizi aggiuntivi ad esempio culla, internet, letti extra ecc. verranno aggiunti non al Reservation value della booking (come il caso di estensione di soggiorno) ma al Overall value della booking (Il totale importo affitto+ servizi). Segue un esempio di un servizio aggiuntivo:

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